Przyjmowanie i obieg korespondencji

Zasady przyjmowania i obiegu dokumentów w urzędzie są zgodne z przepisami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji organów powiatu.

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria rejestrując ją w dzienniku korespondencji.

2. Przesyłki przekazywane drogą pocztową sprawdza się pod względem prawidłowego zaadresowania oraz stanu uszkodzenia.

3. Wszelkie przesyłki otwiera kancelaria z wyjątkiem:
- adresowanych imiennie;
- stanowiących tajemnicę służbową (poufne);
- wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie za pokwitowaniem.

4. Po otwarciu koperty pracownik kancelarii sprawdza:
- czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
- czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki (brak załączników lub pisma przewodniego odnotowuje się na piśmie lub załączniku.)

5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
- poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia;
- dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. : skargi, odwołania;
- w których brak nadawcy lub daty pisma;
- mylnie skierowanego;
- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;
- w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

6. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo .

7. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony ( na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.

8. Kancelaria rejestruje korespondencję i przekazuje Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego do przejrzenia, dekretacji i podziału.

9. Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania (§8 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków - Dz. U. Nr 5, poz. 46).