Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ - INFORMACJE

• Organ udostępnia dokumentację niearchiwalną* (duplikaty zaświadczeń o zakończeniu budowy i decyzji pozwoleń na użytkowanie) po uprzednim złożeniu wniosku w biurze obsługi interesanta tutejszego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego (pok. 617, 6 piętro).

• Sprawy archiwalne są rozpatrywane na wniosek zainteresowanego lub osoby przez nią upoważnionej. Interesant musi wykazać się interesem prawnym.

• Dokumenty wypożyczane są ze składnicy akt raz w tygodniu tj. w czwartki. W pozostałe dni archiwum nie pracuje.

• Udostępnianie akt może trwać do około miesiąca z uwagi na składnice akt ulokowane w dwóch różnych miejscach (jedna w Poznaniu i druga w Powiecie Poznańskim). Zazwyczaj termin udostępniania dokumentacji trwa do około 2-3 tygodni.

• Jeśli wniosek o udostępnienie dokumentacji aktowej zostanie złożony w dzień poprzedzający lub w dzień kiedy funkcjonuje składnica akt, nie oznacza to wcale, że w tym samym dniu referentowi zostaną wypożyczone dokumenty.

• Referent prowadzący sprawę wydania duplikatu zaświadczenia, decyzji lub innej sprawy składa zlecenie i występuje do składnicy akt o rzeczoną dokumentację na podstawie karty udostępnień akt lub protokołu wycofania akt ze składnicy akt. Mając fizycznie już akta może dalej przeprowadzić procedurę wydania takiego duplikatu.

• Udostępnianie projektów budowlanych wraz z wydaną decyzją pozwolenia na budowę lub zgłoszenie zamiaru budowy z projektem budowlanym (kopii) jest możliwe wyłącznie na wniosek w Starostwie Powiatowym w Poznaniu – Wydział Architektury i Budownictwa z/s przy ul. Jackowskiego 18, 60-509 Poznań. Jest to organ, który wydaje pozwolenia na budowę i zatwierdza projekty budowlane.

   

Dokumentacja niearchiwalna jest to taka dokumentacja, która ma tylko czasowe praktyczne znaczenie i podlega wybrakowaniu po upływie określonego przepisami okresu jej przechowywania w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Oznaczana jest symbolami: B, Bc, BE i stanowi odrębną niż materiały archiwalne (kat. A) grupę dokumentacji.

Tutejszy Inspektorat ewidencjonuje wyłącznie dokumentację niearchiwalną o kat. B.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553, z późn. zm.),

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011, Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140),

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (dz. U. z 2019 poz. 246).

Za duplikaty pobierana jest opłata w wysokości 5 zł (od każdej zapisanej strony) zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2018r., poz. 1044 ze zmianami). Przedmiotowy duplikat (jeśli został wytworzony przez tutejszy organ) zostanie potwierdzony za zgodność z oryginałem.