Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej na stanie składnicy akt

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ BĘDĄCEJ NA STANIE SKŁADNICY AKT – INFORMACJE

1. Organ udostępnia dokumentację niearchiwalną*, w tym duplikaty zaświadczeń o zakończeniu budowy oraz decyzji o pozwoleniach na użytkowanie, wyłącznie pracownikom komórek organizacyjnych.

Podstawą do udostępnienia są zlecenia kierowane do Wydziału Składnicy Akt przy Wydziale Administracyjnym Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego. Zlecenie to następuje po uprzednim złożeniu wniosku przez zainteresowaną osobę lub jej upoważnionego przedstawiciela w punkcie obsługi klienta.

2. Wnioski o duplikaty można zgłaszać w następujący sposób:

a) Osobiście: W siedzibie Inspektoratu przy ul. Zielonej 8, 61-851 Poznań, w pokoju 617 (6. piętro).

b) Elektronicznie:

• Za pośrednictwem platformy ePUAP: /PINB_dpp/SkrytkaESP
• Poprzez usługę e-Doręczenia: AE:PL-31151-75691-JEAJD-22

c) Tradycyjną pocztą.

d) Za pośrednictwem skrzyni podawczej: Skrzynia dostępna jest w holu na parterze budynku (prawa strona) i jest opróżniana każdego dnia.

3. Klient ubiegający się o duplikat zaświadczenia o zakończeniu budowy, decyzji o pozwoleniu na użytkowanie lub innego dokumentu znajdującego się w zasobach składnicy akt, musi wykazać się interesem prawnym.

4. Po rozpatrzeniu zlecenia, sprawa zostaje zarejestrowana, a następnie przekazana do właściwego pracownika komórki organizacyjnej.

5. Pracownicy Wydziału Składnicy Akt, wchodzącego w skład Wydziału Administracyjnego, rozpatrują zlecenia z komórek organizacyjnych na podstawie:

• Karty udostępnień akt
• Protokołu wycofania ze stanu składnicy akt

Dotyczy to wyłącznie spraw niearchiwalnych, które znajdują się w zasobach składnicy akt.***

6. Kwerenda dokumentacji niearchiwalnej ze zbiorów składnicy akt przeprowadzana jest raz w tygodniu, w czwartki. W pozostałe dni robocze składnica akt realizuje inne zadania związane z jej funkcjonowaniem, w związku z czym nie prowadzi w tych dniach kwerend.

7. Udostępnianie akt pracownikom poszczególnych komórek organizacyjnych może trwać do około jednego miesiąca. Wynika to z faktu, iż dokumentacja jest zlokalizowana w trzech różnych magazynach.

Najczęściej jednak przewidywany czas realizacji wynosi około 2-3 tygodni.

8. Złożenie wniosku o udostępnienie dokumentacji w dniu poprzedzającym funkcjonowanie składnicy akt lub w dniu jej otwarcia nie oznacza, że akta zostaną przekazane pracownikowi komórki organizacyjnej tego samego dnia. Proces realizacji wniosku wymaga odpowiedniego czasu na przygotowanie i udostępnienie dokumentacji.

9. Pracownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny za prowadzenie spraw dotyczących wydawania duplikatów zaświadczeń, decyzji lub innych dokumentów, a także udostępniania dokumentacji znajdującej się w zasobach składnicy akt, działa w oparciu o obowiązujące przepisy. Podstawę prawną i proceduralną stanowią Instrukcja Kancelaryjno-Archiwalna oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA). Normatywy te zostały zatwierdzone przez miejscowe Archiwum Państwowe w Poznaniu, co gwarantuje ich zgodność z obowiązującymi standardami archiwizacji i zarządzania dokumentacją.

Po fizycznym pozyskaniu akt niezbędnych do realizacji wniosku, pracownik jest upoważniony do kontynuowania procedur, w tym:

• wydania duplikatu żądanego dokumentu,
• udostępnienia dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami dostępu do informacji publicznej.

10. Odbiór duplikatów odbywa się wyłącznie po uprzednim telefonicznym umówieniu terminu (dzień i godzina) z pracownikiem komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za daną sprawę (dotyczy jednej z siedemnastu gmin powiatu poznańskiego).

Podczas odbioru należy przedłożyć:

• Potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za duplikat. Opłata wynosi 5 zł za każdą stronę.
• W przypadku ustanowienia pełnomocnictwa, należy okazać oryginał pełnomocnictwa wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Zwolnienie z opłaty skarbowej za pełnomocnictwo dotyczy sytuacji, gdy pełnomocnikiem jest członek rodziny (małżonek, zstępni, wstępni, rodzeństwo).

12. Wnioski o udostępnienie dokumentacji technicznej, w tym kopii projektu budowlanego, należy składać wyłącznie w Starostwie Powiatowym w Poznaniu.

Właściwą jednostką jest Wydział Architektury i Budownictwa, mieszczący się przy ul. Jackowskiego 18, 60-509 Poznań. Kontakt telefoniczny: 61-841-05-00.

Starostwo Powiatowe w Poznaniu, jako organ właściwy w sprawach prawa budowlanego, wydaje i zatwierdza decyzje o pozwoleniu na budowę lub przyjmuje zgłoszenia zamiaru budowy wraz z projektem budowlanym.

OBJAŚNIENIA TERMINÓW:

* 1). Dokumentacja niearchiwalna jest to taka dokumentacja, która ma tylko czasowe praktyczne znaczenie oraz podlega wybrakowaniu po upływie określonego przepisami okresu jej przechowywania w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Oznaczana jest symbolami: B, Bc, BE i stanowi odrębną niż materiały archiwalne (kat. A) grupę dokumentacji.

Tutejszy Inspektorat wytwarza i gromadzi wyłącznie dokumentację niearchiwalną o kat. B oraz dokumentację odziedziczoną:

• z dodaniem cyfr arabskich z oznaczeniem kategorii dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
• przechowuje się przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej „JRWA”, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

** 2). Wydział Składnicy Akt (WSA) przy Wydziale Administracyjnym – jest odpowiedzialny za pracę składnicy akt (Podwydział Wydziału Administracyjnego). Pracownicy składnicy akt współpracują z komórkami organizacyjnymi Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego.

*** 3). Składnica akt (magazyn) – pomieszczenia w których jest gromadzona i przechowywana dokumentacja niearchiwalna zbędna w pracy bieżącej komórek organizacyjnych oraz obsługiwana przez Wydział Składnicy Akt przy Wydziale Administracyjnym w oparciu o wytyczne Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego oraz kierownika Wydziału Administracyjnego.

**** 4). Sposoby udostępniania spraw będących na stanie składnicy- dokumentację niearchiwalną z zasobu składnicy akt udostępnia się wyłącznie do celów służbowych pracownikom komórek organizacyjnych poprzez:

• wypożyczenie na podstawie zlecenia do składnicy – Karta udostępnień akt,
• wycofanie na podstawie zlecenia do składnicy – Protokół wycofania ze stanu składnicy akt.

***** 5). Instrukcja kancelaryjno-archiwalna to zbiór przepisów określających zasady postępowania z dokumentacją w jednostce, od jej powstania lub wpływu, aż do przekazania do archiwum zakładowego lub składnicy akt. Reguluje obieg korespondencji, sposób przechowywania, ewidencjonowania, zabezpieczania dokumentów oraz ich przekazywania.

****** 6). Jednolity rzeczowy wykaz akt – jest to rzeczowa klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna akt powstałych w toku działalności PINB.

PODSTAWA PRAWNA:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. - o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020r., poz. 164).
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. - w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011r., nr 14 poz. 67).
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 17 stycznia 2019r. - w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r., poz. 246)

WAŻNE:

Za duplikaty pobierana jest opłata w wysokości 5 zł (od każdej zapisanej strony) zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2023r., poz. 2111).

Przedmiotowy duplikat (jeśli został wytworzony przez tutejszy organ) zostanie potwierdzony za zgodność z oryginałem.