Rejestry i ewidencje

REJESTRY, EWIDENCJE I ARCHIWA

Jak działa system kancelaryjny w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego?

W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego stosujemy bezdziennikowy system kancelaryjny, który opiera się na jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA).

Czym jest jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)?

JRWA to ujednolicony, rzeczowy system klasyfikacji dokumentów powstających w Inspektoracie. Jest on niezależny od wewnętrznej struktury organizacyjnej i przyporządkowuje dokumentom odpowiednią kwalifikację archiwalną. Wykaz ten obejmuje wszystkie aspekty działalności Inspektoratu, przypisując im symbole, hasła i kategorie archiwalne. Służy do oznaczania, rejestrowania, łączenia i przechowywania dokumentacji.

Rejestracja spraw i tworzenie znaku sprawy.

Sprawy (nie pojedyncze pisma) rejestruje się tylko raz, na podstawie pierwszego dokumentu inicjującego daną sprawę – niezależnie, czy pochodzi on z zewnątrz, czy został sporządzony wewnątrz Inspektoratu. Rejestracja polega na wpisaniu sprawy do spisu spraw (zgodnie z JRWA) lub do rejestru kancelaryjnego. Kolejne pisma dotyczące tej samej sprawy nie są ponownie wpisywane do spisu spraw, lecz dołącza się je do akt sprawy w porządku chronologicznym.

Znak sprawy.

Każda sprawa ma swój unikalny i stały znak sprawy (akt). Wszystkie dokumenty powiązane z daną sprawą otrzymują ten sam, identyczny znak przedzielony kropkami np.: PINBdpp-WA.11.22.2055.11111.NN, ale może pojawić się również stare oznaczenie znaku przedzielone ukośnikami np.: PINB/WA/11/22/2055/11111. 
Od 1 września 2023 roku po zmianach normatywu obowiązuje nowe oznaczenie dla nowo rejestrowanych spraw.

Znak sprawy składa się z następujących elementów:

    1. PINBdpp – to oznaczenie Inspektoratu.
    2. WA – to onaczenie symbolu literowego komórki organizacyjnej.
    3. 11 – to oznaczenie symbolu klasyfikacyjnego jednolitego rzeczowego wykazu akt.
    4. 22 – to liczba określająca dwudziestą sprawę rozpoczętą w 2023 roku w ramach symbolu klasyfikacyjnego 48.
    5. 2055 – to oznaczenie roku, w którym sprawa została wszczęta.
    6. 11111 -  to numer sprawy wszczętej ogółem w jednostce w roku 2023.
    7. NN – to oznaczenie pracownika załatwiającego merytorycznie sprawę.

Organ nadzoru budowlanego prowadzi rejestry i ewidencje:

    • rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
    • rejestr katastrof budowlanych, 
    • rejestr wydawanych zarządzeń, regulujących organizację pracy Inspektoratu, 
    • rejestr postępowań egzekucyjnych,
    • rejestr upoważnień i pełnomocnictw,  
    • rejestr grzywien i mandatów,
    • rejestr skarg i wniosków,
    • ewidencje rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych,
    • ewidencje decyzji, postanowień i zgłoszeń, o których mowa w art. 82b ust. 1 pkt 2 – Prawo budowlane,
    • ewidencje zawiadomień o kontrolach okresowych budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2 000 m2 oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1 000 m2, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 wraz z wykazem obiektów wielkopowierzchniowych – Prawo budowlane, 
      
Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego prowadzi składnicę akt, w której są przechowywane akta spraw zakończonych. 
Dokumenty niearchiwalne przechowywane są przez okres przewidziany w jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej i Instrukcji archiwalnej w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. 

Organ nadzoru budowlanego wytwarza wyłącznie dokumentację niearchiwalną o kategorii „B” z dodaniem cyfr arabskich z oznaczeniem kategorii dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. 

W toku działalności Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego dokumentacji oznaczonej symbolem „A” stanowiącej materiały archiwalne, nie wytwarza się.

Dokumentację oznaczoną symbolem „BE”, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez miejscowe archiwum państwowe, nie wytwarza się.

Wydział Składnicy Akt przy Wydziale Administracyjnym* Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego dla powiatu poznańskiego prowadzi następujące ewidencje:

    • ewidencje spisów zdawczo-odbiorczych przekazywanych do składnicy akt, 
    • ewidencje zleconych wypożyczeń na podstawie Karty udostępnień akt przez pracowników komórek organizacyjnych,
    • ewidencje zleconych wycofań na podstawie Protokołu wycofań ze stanu składnicy przez pracowników komórek organizacyjnych,
    • ewidencje protokołów stwierdzonych zagubień, zniszczeń lub braków w aktach,
    • ewidencje zwrotów zagubionych lub odtworzonych dokumentów,
    • ewidencje protokołów naniesienia poprawek w przekazywanych do składnicy akt spisów zdawczo-odbiorczych,
    • ewidencje brakowania dokumentacji niearchiwalnej – spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę lub zniszczenie, a w tym zgody na brakowanie wydane przez miejscowe Archiwum Państwowe w Poznaniu oraz certyfikaty zniszczenia przez podmioty zewnętrzne.